Depoimentos
Todos os depoimentos recolhidos depois das visitas, do mais recente ao mais antigo.
Quem já passou por uma data marcada
Recolhidos depois da visita e publicados com autorização de quem contratou.
Achávamos que não tínhamos nada. Na varredura apareceram onze documentos prontos, só que espalhados por quatro setores diferentes.
O questionário chegava todo ano e travava a equipe. Agora existe uma pasta com a fonte de cada resposta, e o preenchimento leva uma tarde.
O ensaio foi a parte que mais valeu. Descobri em voz alta que não sabia explicar o prazo de guarda dos nossos registros.
Pediram uma lista de acessos que nunca tinha sido feita. Em duas semanas ela existia, com responsável por sistema.
O que mais me marcou foi terem escrito o que ainda faltava, em vez de empurrar para debaixo do tapete.
Cada pasta tinha a data da última revisão na capa. O auditor comentou isso antes de abrir qualquer uma delas.
Chegou um pedido de ex-associado e ninguém sabia responder. Hoje existe formulário, prazo interno e um caderno de registro.
Na primeira visita improvisamos. Na segunda, o mesmo material estava pronto em três pastas e sobrou tempo para conversar sobre o resto.
O que perguntam quando a data já está marcada
Respostas diretas, na ordem em que as dúvidas costumam chegar.
Faltam três semanas. Ainda dá tempo?
Dá, e o formato muda: entram a varredura, os três montes e a montagem das pastas, e o que não couber fica escrito como pendência com prazo. Isso é melhor recebido do que uma pasta improvisada.
Vocês respondem o questionário por nós?
Preenchemos junto, com a fonte de cada resposta anotada ao lado. Quem assina é sempre alguém da empresa, porque é quem responde pelo conteúdo.
E se descobrirmos algo grave no meio do preparo?
Fica registrado, com a descrição do que foi encontrado e o que já está sendo feito. A direção decide como tratar; nós escrevemos o que aconteceu e quando.
Vocês acompanham no dia da visita?
No formato de plantão, sim: alguém do escritório fica presente ou disponível por chamada durante a visita, para achar documento e anotar pedidos novos.
Quem da empresa precisa estar disponível?
Uma pessoa de contato, quem cuida do arquivo, informática e quem vai receber a visita. São quatro agendas, e o calendário sai na primeira reunião.
Depois da visita o trabalho acaba?
Acaba a parte contratada. O que fica é o plano de pendências, e muita empresa volta a chamar meses depois para fechar as linhas que sobraram.
Se a data já está no calendário, o preparo começa esta semana
Na primeira conversa lemos o que foi pedido e dizemos, ainda ali, o que dá para ter pronto até a data e o que vai ficar como pendência escrita.
- Pasta montada por assunto
- Ensaio da conversa
- Lista do que falta