O que fica
O que a empresa tem na mão quando a visita chega.
A pasta abre sozinha
Um assunto por pasta, com documento vigente, data e responsável na capa.
A resposta tem fonte
Cada item respondido traz ao lado de onde a informação foi tirada.
Quem recebe está treinado
As perguntas prováveis foram respondidas em voz alta antes do dia.
A pendência está declarada
O que falta aparece por escrito, com prazo e responsável, e não de surpresa.
O arquivo ficou mapeado
A varredura deixa a lista do que existe e de onde cada coisa está guardada.
O próximo ano é mais curto
O material montado serve de base para o questionário seguinte.
Seis serviços do escritório, do inventário à véspera da visita
Quem já tem documento pronto contrata só os dois últimos; quem está começando contrata os seis na ordem em que aparecem. O escopo e o calendário ficam escritos na ata do primeiro encontro.
Inventário das operações de tratamento
Levantamento de onde a empresa recolhe, guarda e envia dado pessoal, com finalidade, base legal, acesso e prazo de guarda de cada operação. É a base de todas as respostas que virão depois.
Políticas e regulamentos internos
Política de privacidade interna, regulamento de acesso por função e tabela de prazos de guarda, escritos no mesmo formato dos documentos que a empresa já assina e arquiva.
Registro de riscos e plano de pendências
Pontos frágeis ordenados por gravidade e o que não deu tempo de resolver declarado por escrito, com responsável, prazo e a frase que a empresa usa para explicar a situação na visita.
Montagem da pasta de evidências
Varredura do arquivo, separação em três montes — serve, precisa de ajuste, não existe — e uma pasta por assunto com documento vigente, data de revisão, responsável e prova de aplicação.
Ensaio da visita e resposta a questionário
Quem vai receber o auditor passa pelas perguntas prováveis e responde em voz alta. No mesmo serviço entram as respostas ao questionário anual, com a fonte de cada item.
Treinamento e atendimento a titulares
Duas horas com a equipe de atendimento e administração, mais o roteiro de recebimento de pedidos de titulares, com formulário, prazo interno e caderno de registro.
Quem já passou por uma data marcada
Recolhidos depois da visita e publicados com autorização de quem contratou.
Pediram uma lista de acessos que nunca tinha sido feita. Em duas semanas ela existia, com responsável por sistema.
O que mais me marcou foi terem escrito o que ainda faltava, em vez de empurrar para debaixo do tapete.
Cada pasta tinha a data da última revisão na capa. O auditor comentou isso antes de abrir qualquer uma delas.
Se a data já está no calendário, o preparo começa esta semana
Na primeira conversa lemos o que foi pedido e dizemos, ainda ali, o que dá para ter pronto até a data e o que vai ficar como pendência escrita.
- Pasta montada por assunto
- Ensaio da conversa
- Lista do que falta