Leitura do pedido
Lemos junto o que chegou e traduzimos item a item para o vocabulário da casa.
Lista traduzida
Serviços de preparação para auditoria
Os seis serviços do escritório reunidos em três frentes. Depois delas vêm os seis encontros do trabalho e as formas de contratar.
Base documental
Inventário das operações de tratamento, política de privacidade interna, regulamento de acesso e tabela de prazos de guarda.
Preparo da visita
Varredura do arquivo, pasta de evidências por assunto, ensaio das perguntas e plano de pendências com responsável e prazo.
Rotina depois da visita
Respostas ao questionário anual, treinamento da equipe e o roteiro de atendimento a pedidos de titulares.
Seis encontros
Como o preparo se distribui até a data
O calendário é montado de trás para a frente, a partir do dia marcado.
Varredura do arquivo
Percorremos pastas, sistemas e gavetas atrás do que já existe e responde.
Inventário do que existe
Os três montes
Separação entre o que serve, o que precisa de ajuste e o que falta escrever.
Quadro de situação
Montagem das pastas
Um assunto por pasta, com documento vigente, data, responsável e evidência.
Pastas montadas
Ensaio
Perguntas prováveis respondidas em voz alta por quem vai receber a visita.
Roteiro de respostas
Entrega e pendências
Entrega comentada do material e do que ficou aberto, com prazo para cada linha.
Plano de pendências
Formatos
Três maneiras de contratar o preparo
Conforme o tamanho do pedido que chegou e o tempo até a data.
Leitura do pedido
R$ 650
- Tradução item a item do que foi pedido
- Indicação de onde procurar cada resposta
- Quadro de situação em uma página
- Sem montagem de pastas
Preparo completo
R$ 2.700
- Varredura do arquivo e dos sistemas
- Pastas montadas por assunto
- Ensaio com quem recebe a visita
- Plano de pendências com prazo
Escritório de plantão
R$ 5.450
- Acompanhamento no dia da visita
- Respostas a pedidos que chegam depois
- Revisão das pastas a cada trimestre
- Preparo de quem assume a função
Perguntas
O que perguntam quando a data já está marcada
Respostas diretas, na ordem em que as dúvidas costumam chegar.
01
Faltam três semanas. Ainda dá tempo?
Dá, e o formato muda: entram a varredura, os três montes e a montagem das pastas, e o que não couber fica escrito como pendência com prazo. Isso é melhor recebido do que uma pasta improvisada.
02
Vocês respondem o questionário por nós?
Preenchemos junto, com a fonte de cada resposta anotada ao lado. Quem assina é sempre alguém da empresa, porque é quem responde pelo conteúdo.
03
E se descobrirmos algo grave no meio do preparo?
Fica registrado, com a descrição do que foi encontrado e o que já está sendo feito. A direção decide como tratar; nós escrevemos o que aconteceu e quando.
04
Vocês acompanham no dia da visita?
No formato de plantão, sim: alguém do escritório fica presente ou disponível por chamada durante a visita, para achar documento e anotar pedidos novos.
05
Quem da empresa precisa estar disponível?
Uma pessoa de contato, quem cuida do arquivo, informática e quem vai receber a visita. São quatro agendas, e o calendário sai na primeira reunião.
06
Depois da visita o trabalho acaba?
Acaba a parte contratada. O que fica é o plano de pendências, e muita empresa volta a chamar meses depois para fechar as linhas que sobraram.
Se a data já está no calendário, o preparo começa esta semana
Na primeira conversa lemos o que foi pedido e dizemos, ainda ali, o que dá para ter pronto até a data e o que vai ficar como pendência escrita.
- Pasta montada por assunto
- Ensaio da conversa
- Lista do que falta