O escritório: quando abriu, quem somos e como atendemos
Escritório de quatro pessoas, aberto em 2019, que trabalha por data marcada e entrega a pasta antes da véspera.
O escritório foi aberto em 2019 por duas sócias vindas da administração de uma indústria, onde preparar auditoria de cliente era tarefa fixa do calendário. Atendemos controle interno e proteção de dados, e a maior parte dos trabalhos começa com uma data já marcada por outra pessoa.
Somos quatro: duas sócias que conduzem os trabalhos, uma analista de arquivo que faz a varredura e uma pessoa de informática que cuida dos acessos e dos sistemas. Quem começa o trabalho é quem entrega, e a pasta final é conferida por alguém que não participou da montagem.
Atendemos fornecedores de companhias grandes, indústrias de médio porte, operadores de serviço com dado de cliente e empresas em processo de entrada de sócio. Trabalhamos por escopo fechado, com calendário contado a partir da data da visita, e por isso não pegamos mais de três trabalhos simultâneos.
O que não fazemos: não representamos a empresa perante o auditor, não assinamos documento no lugar do responsável interno, não fabricamos evidência retroativa e não prometemos parecer favorável de ninguém. Quando o prazo é curto demais para preparar direito, dizemos isso antes de assinar proposta.
Procurar antes de escrever
Metade das respostas já existe na casa, guardada com outro nome.
A capa conta
Documento vigente, data de revisão e responsável visíveis antes de abrir a pasta.
Ensaiar em voz alta
A resposta que trava na boca é a que trava na visita.
Pendência escrita
O que não ficou pronto é declarado com prazo, não escondido.
Seis serviços do escritório, do inventário à véspera da visita
Quem já tem documento pronto contrata só os dois últimos; quem está começando contrata os seis na ordem em que aparecem. O escopo e o calendário ficam escritos na ata do primeiro encontro.
Inventário das operações de tratamento
Levantamento de onde a empresa recolhe, guarda e envia dado pessoal, com finalidade, base legal, acesso e prazo de guarda de cada operação. É a base de todas as respostas que virão depois.
Políticas e regulamentos internos
Política de privacidade interna, regulamento de acesso por função e tabela de prazos de guarda, escritos no mesmo formato dos documentos que a empresa já assina e arquiva.
Registro de riscos e plano de pendências
Pontos frágeis ordenados por gravidade e o que não deu tempo de resolver declarado por escrito, com responsável, prazo e a frase que a empresa usa para explicar a situação na visita.
Montagem da pasta de evidências
Varredura do arquivo, separação em três montes — serve, precisa de ajuste, não existe — e uma pasta por assunto com documento vigente, data de revisão, responsável e prova de aplicação.
Ensaio da visita e resposta a questionário
Quem vai receber o auditor passa pelas perguntas prováveis e responde em voz alta. No mesmo serviço entram as respostas ao questionário anual, com a fonte de cada item.
Treinamento e atendimento a titulares
Duas horas com a equipe de atendimento e administração, mais o roteiro de recebimento de pedidos de titulares, com formulário, prazo interno e caderno de registro.
Quem já passou por uma data marcada
Recolhidos depois da visita e publicados com autorização de quem contratou.
Achávamos que não tínhamos nada. Na varredura apareceram onze documentos prontos, só que espalhados por quatro setores diferentes.
O questionário chegava todo ano e travava a equipe. Agora existe uma pasta com a fonte de cada resposta, e o preenchimento leva uma tarde.
O ensaio foi a parte que mais valeu. Descobri em voz alta que não sabia explicar o prazo de guarda dos nossos registros.
Se a data já está no calendário, o preparo começa esta semana
Na primeira conversa lemos o que foi pedido e dizemos, ainda ali, o que dá para ter pronto até a data e o que vai ficar como pendência escrita.
- Pasta montada por assunto
- Ensaio da conversa
- Lista do que falta